外国人採用のときに必要な書類とは？外国人雇用に詳しい弁護士が解説

採用する前に必ず確認するべきポイント 

就労可能な在留資格かどうか 

外国人を採用する上で最も重要なのが、在留資格の確認です。在留資格によって日本国内で許可されている活動の範囲が定められており、就労が可能かどうか、また可能な場合はどのような業務内容に限られるかが決まっています。 

既に、国内に在留する外国人を採用する場合は、在留カードの有効性・真正性の確認も必須です。 

在留資格と業務内容が合致しているかどうか 

在留資格の種類と就労の可否在留資格は、就労の可否によって大きく3つに分類されます。 

（1）就労活動に制限がない在留資格 

「永住者」、「日本人の配偶者等」、「永住者の配偶者等」、「定住者」など。これらの資格を持つ外国人は、原則としてどのような職種でも就労できます。 

（2）定められた範囲でのみ就労が認められる在留資格 

「技術・人文知識・国際業務」、「特定技能」、「技能実習」など。採用後に従事させる業務が、その在留資格で許可された活動範囲内であることを確認する必要があります。 

「技術・人文知識・国際業務」（以下「技人国ビザ」といいます。）は、就労の対象範囲は広いと言えますが、その分、技人国ビザの法律解釈を正確に理解した上で、対象業務に従事できるかを判断する必要があります。この判断を安易に行うと、資格外活動＝不法就労を招いてしまいますので、慎重に行う必要があります。既に、日本国内に在留する技人国ビザ保有の外国人が転職する場合、就労先が変わっても在留資格を変更する手続は不要です。 

「特定技能」に関しては、新規入国、技能実習２号又は3号からの移行（同一の就労先でなく、就労先を変更する場合も含む）、転職の場合があります。いずれの場合も、特定技能ビザの要件を満たす必要がありますが、特に、転職の場合でも、在留資格変更許可申請を要します。 

「技能実習」に関しては、新規入国が基本です。転籍は、やむを得ない事由がある場合など極めて例外的な場合でしか認められていません。もちろん、転籍の場合、在留資格変更許可申請を要します。 

（3）資格外活動 

「留学」や「家族滞在」などの在留資格を持つ外国人は、原則として就労できませんが、地方出入国在留管理局から「資格外活動許可」を得ている場合は、一定の範囲内でアルバイト等が可能です。すなわち、概要として、「資格外活動許可」を得ている場合は、原則として週28時間以内（どの曜日かからカウントしても。また、掛け持ちも合算して。）という労働時間の上限があるため、注意が必要です。 

採用予定の方が現在どこに住んでいるか 

外国のいる場合と日本に在留している場合があります。 

外国にいる場合は、在留資格認定証明書交付申請が必要になります。日本に在留している場合は、その外国人が保有する在留資格によって、在留資格変更許可申請が必要になります。 

国内にいる外国人を採用する場合に必要な書類 

外国人個人で準備が必要な書類 

以下では、必須書類だけでなく、申請が有用性のある書類も列挙します。また、入管から個別に提出を求められる書類もありますので、ここに記載したものだけで足りるとは限りませんので注意が必要です。 

（1）技人国ビザ 

• 申請書 

• 写真 

• パスポート 

• 在留カード 

• 大学又は日本国内の専門学校の卒業証書 

• 語学力証明する試験に合格している場合はその合格証書 

• 履歴書 

• 経歴書 

• 実務経験を証する資料 

• 当該企業を志望する理由書 

（2）特定技能ビザ 

• 申請書 

• 写真 

• パスポート 

• 在留カード 

• 技能実習２号良好修了者は、次のいずれか
  • 技能実習評価試験（専門級）の実技試験の合格証明書の写し
  • 技能検定３級の実技試験の合格証明書の写し
  • 技能実習生に関する評価調書 

• 技能実習２号良好修了者でない場合
  • （注）特定産業分野ごとに異なります。ここでは、建設分野についてはご案内します。詳細はお問い合せ下さい。
  • 建設分野特定技能１号評価試験の合格証明書の写し、又は、技能検定３級の合格証明書の写し
  • 日本語能力試験（Ｎ４以上）の合格証明書の写し、又は、国際交流基金日本語基礎テストの判定結果通知書の写し 

• 全ての納期が経過している直近１年度分の申請人の個人住民税の納税証明書 

• 課税年度が納税証明書の賦課年度と同一年度の申請人の個人住民税の課税証明書 

• 課税証明書と同一年の申請人の給与所得の源泉徴収票の写し 

• 前回申請時に履行すべきであった公的義務に係る書類 

• 公的義務履行に関する誓約書 

（3）技能実習ビザ 

• 申請書 

• 写真 

• パスポート 

• 在留カード 

• 住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書（１年間の総所得及び納税状況が記載されたもの）  

　受け入れ企業側で準備が必要な書類 

（1）技人国 

• 会社登記事項証明書 

• 決算書 

• 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表 

• 内定通知書 

• 雇用条件通知書 

• 会社の事業内容を証明する資料（HPをプリントアウトしたものなど） 

• 採用理由書 

（2）特定技能1号 

• 会社登記事項証明書 

• 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し 

• 書類省略に当たっての誓約書 

• 業務執行に関与する役員の住民票の写し 

• 特定技能所属機関の役員に関する誓約書 

• 労働保険料等納付証明書（未納なし証明） 

• 以下のいずれかの書類 
  • 社会保険料納入状況回答票 
  • 申請日の属する月の前々月までの２４か月分の健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し 
• 納税証明書（その３） 

• 直近１年度分の法人住民税の納税証明書 

• 特定技能外国人の報酬に関する説明書 

• 賃金規程の写し 

• 特定技能雇用契約書の写し 

• 雇用条件書の写し 

• 賃金の支払の写し 

• 申請人が十分に理解できる言語が併記された年間カレンダーの写し 

• 雇用の経緯に係る説明書 

• 職業紹介事業者に関する「人材サービス総合サイト（厚生労働省職業安定局ホームページ）」の画面を印刷したもの。 

• 健康診断個人票 

• 受診者の申告書 

• １号特定技能外国人支援計画書 

• 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書 

• 二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類 

• 建設特定技能受入計画の認定証の写し 

• 建設分野における特定技能外国人の受入れに関する誓約書

（3）技能実習 

• 技能実習計画認定通知書 

• 技能実習計画認定申請書 

国外にいる外国人を採用する場合に必要な書類 

外国人個人で準備が必要な書類 

（1）技人国 

• 申請書 

• 写真 

• パスポート 

• 在留カード 

• 大学又は日本国内の専門学校の卒業証書 

• 語学力証明する試験に合格している場合はその合格証書 

• 履歴書 

• 経歴書 

• 実務経験を証する資料 

• 当該企業を志望する理由書 

（2）特定技能1号 

• 申請書 

• 写真 

• パスポート 

• 在留カード 

• 技能実習２号良好修了者は、次のいずれか
  • 技能実習評価試験（専門級）の実技試験の合格証明書の写し
  • 技能検定３級の実技試験の合格証明書の写し
  • 技能実習生に関する評価調書 

• 技能実習２号良好修了者でない場合
  • （注）特定産業分野ごとに異なります。ここでは、建設分野についてはご案内します。詳細はお問い合せ下さい。
  • 建設分野特定技能１号評価試験の合格証明書の写し、又は、技能検定３級の合格証明書の写し
  • 日本語能力試験（Ｎ４以上）の合格証明書の写し、又は、国際交流基金日本語基礎テストの判定結果通知書の写し 

（3）技能実習ビザ 

• 申請書 

• 写真 

• パスポート 

• 在留カード 

• 住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書（１年間の総所得及び納税状況が記載されたもの）  

受け入れ企業側で準備が必要な書類 

（1）技人国 

• 会社登記事項証明書 

• 決算書 

• 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表 

• 内定通知書 

• 雇用条件通知書 

• 会社の事業内容を証明する資料（HPをプリントアウトしたものなど） 

• 採用理由書 

（2）特定技能1号 

• 会社登記事項証明書 

• 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し 

• 書類省略に当たっての誓約書 

• 業務執行に関与する役員の住民票の写し 

• 特定技能所属機関の役員に関する誓約書 

• 労働保険料等納付証明書（未納なし証明） 

• 以下のいずれかの書類
  • 社会保険料納入状況回答票
  • 申請日の属する月の前々月までの２４か月分の健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し 

• 納税証明書（その３） 

• 直近１年度分の法人住民税の納税証明書 

• 特定技能外国人の報酬に関する説明書 

• 賃金規程の写し 

• 特定技能雇用契約書の写し 

• 雇用条件書の写し 

• 賃金の支払の写し 

• 申請人が十分に理解できる言語が併記された年間カレンダーの写し 

• 雇用の経緯に係る説明書 

• 職業紹介事業者に関する「人材サービス総合サイト（厚生労働省職業安定局ホームページ）」の画面を印刷したもの。 

• 健康診断個人票 

• 受診者の申告書 

• １号特定技能外国人支援計画書 

• 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書 

• 二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類 

• 建設特定技能受入計画の認定証の写し 

• 建設分野における特定技能外国人の受入れに関する誓約書 

（3）技能実習 

• 技能実習計画認定通知書 

• 技能実習計画認定申請書 

入社後に必要になる書類 

外国人個人で準備が必要な書類 

在留資格に関する手続を伴わず就職した場合は、入管に所属機関変更届を提出する必要があります。 

受け入れ企業側で準備・作成サポートが必要な書類 

1. 労働施策総合推進法に基づき、外国人雇用状況の届出行う必要があります。雇用保険適用被保険者の場合は、雇用保険被保険者取得届で同時にできますが、そうでない場合は、外国人雇用状況届出書を提出する必要があります。特に、資格外活動許可に基づきパートタイム職員を採用する場合に、外国人雇用状況届出書の提出が失念しがちですので、注意して下さい。 
2. 特定技能外国人を雇用した場合は、特定技能制度における地域の共生施策に関する連携に係る協力確認書を、特定技能外国人が居住する自治体及び事業所が所在する自治体に提出する必要があります。なお、初めて特定技能外国人を受け入れる場合には、当該外国人と特定技能雇用契約を締結後、在留資格認定証明書交付申請又は在留資格変更許可申請を行う前、既に特定技能外国人を受け入れている場合には、初めて当該外国人に係る在留資格変更許可申請又は在留期間更新許可申請を行う前に提出する必要があります。 
3. 技能実習の実習実施企業は、初めて技能実習計画の認定を受けたときは、技能実習開始後に遅滞なく、技能実習機構の地方事務所・支所の認定課に実習実施者届出書を提出しなければなりません。 

入社後に注意するべきリスク 

このように受入企業も外国人も、就労開始前後に様々な届出等をする必要があります。中には、届出懈怠に罰則が定められているものもあります。罰則が定められていなくとも、次の外国人の受け入れ時の在留資格手続の審査に悪影響を及ぼす可能性はありますので、漏れなく対応する必要があります。 

外国人雇用に関するお悩みは専門家にご相談ください 

外国人雇用企業は増え続けておりますが、外国人雇用に関する悩みは誰に相談するべきなのか、お悩みの方も少なくありません。

そんな時は、ぜひ白﨑識隆法律事務所までご相談ください。日常的なことに対するご相談から法的リスクについてまで、皆様のお困りごとの解決に向けてサポートさせていただきます。